Molte organizzazioni in tutto il mondo continuano a essere gravate da processi manuali e complessi per la gestione dei pagamenti dei fornitori, il che contribuisce a sbalordire i costi di elaborazione delle fatture. Uno studio dell’Istituto di operazioni finanziarie (IFO) ha rivelato che, in media, il 50% delle fatture viene ancora ricevuto su carta, il 37% via e-mail e il 5% via fax. Inoltre, secondo un rapporto PayStream Advisors del 2018, circa il 58% delle organizzazioni non ha ancora implementato l’automazione del flusso di lavoro delle fatture.
Questa statistica lascia perplessi perché, secondo Gartner Research, l’automazione delle fatture da pagare produce uno dei maggiori ritorni sugli investimenti rispetto ad altri investimenti tecnologici. Secondo una ricerca di Ardent Partners, le organizzazioni possono ridurre i costi di elaborazione delle fatture fino al 70% attraverso l’automazione. Inoltre, uno studio del 2017 di Aberdeen Group riporta che l’automazione può ridurre i giorni di elaborazione delle fatture da 20,8 a 3,8 e può aumentare le fatture gestite da 100 fatture per dipendente al giorno a 3.000.
Elaborazione delle fatture più rapida, costi per fattura inferiori e tassi di errore ridotti
Uno dei problemi principali che devono affrontare i reparti della contabilità fornitori sono i lunghi tempi di elaborazione delle fatture, che producono costi più elevati per fattura, nonché problemi ricorrenti di pagamento del fornitore e relazioni stressate con i fornitori. I sistemi di gestione automatica delle fatture possono accelerare notevolmente l’elaborazione delle fatture e ridurre le spese da pagare. Funzionalità interessanti includono l’acquisizione intelligente e la digitalizzazione delle ricevute di fatturazione, flussi di lavoro dinamici, riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), fatturazione elettronica, importazione EDI e altro, riducendo i tassi di errore.
La digitalizzazione è un fattore importante per ridurre i tempi di elaborazione delle fatture e i costi associati. Ad esempio, la ricevuta della fattura può essere acquisita molto più velocemente tramite l’invio di e-mail o la scansione delle fatture. Secondo il rapporto PayStream Advisors, circa il 40% dei sistemi intelligenti di gestione delle fatture riceve le fatture tramite e-mail.
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